オフィスの執務室って知っていますか？

執務室は、従業員がもっとも長い時間を過ごすスペースのため、執務室の快適さはモチベーションに大きく影響し、生産性に直結してきます。
企業の生産性を向上させるためには、快適に過ごせる執務室にして働くすべての人のモチベーションを上げる必要があります。

今回のコラムでは、具体的な事例と共に快適な執務室を作るポイントをご紹介いたします。
最近の執務室に求められている機能や役割も解説いたしますので、ぜひご覧ください。

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執務室とは？事務室との違いについて

実は、「執務室」と「事務室」に違いはありません。

「執務」には、業務についていることや事務を取り扱うことのような意味があり、それらを行う部屋のことを「執務室」と呼んでいます。
普段みなさんがお仕事をされていて「事務室」を呼んでいる場所こそが「執務室」です。

その他にも、オフィスのデザインによっては「執務スペース」「執務エリア」と図面に記載されていることもあります。
オフィスの移転やデザイン設計を行っている業者は「執務室」を使用することが一般的です。

オフィスの執務室の在り方や求められる役割とは

変化する執務室の在り方

従来の執務室は、在籍する社員全員が働く空間でした。

しかしテレワークやリモートワークが浸透し、オフィスの執務室を利用する人が減っている会社も少なくありません。
出社率が下がり、執務スペースに余剰が生まれているケースもあります。

出社率100％の時代は、執務室の必要面積はオフィスの在籍人数を基準に考えられてきました。
しかし、今はテレワークやリモートワークなどの働き方で、在籍人数が執務室利用者数と一致しない場合もあります。

今後は出社の可否を含め、多様化する働き方に対応できるよう、執務室の整備と効率化を検討する必要があるでしょう。
サテライトオフィスや在宅勤務、ワーケーションなどの働き方を取り入れるなら、それに合わせてメインオフィスの執務室の最適化を考えます。

出社とテレワークを使い分ける場合でも、「メインオフィスならでは」「執務スペースならでは」の機能を強化し、付加価値の高いオフィスづくりをする必要があります。

執務室に求められる役割

今、オフィスに求められているのは「コミュニケーションのための場づくり」や「集まる機能」です。
ただ「仕事をする場所」だったオフィスでは、机が並んでいるだけの空間が多くみられましたが、「コミュニケーション」を意識したオフィスでは、フリーアドレス席の導入やリフレッシュスペースのような今までとは異なった働き方が出来る空間が求められるようになりました。
機能面においては、テレワークとオフィスをつなぐ手段となる、リモート会議用の個室やブースの整備も欠かせないでしょう。

快適に過ごせる執務室のレイアウトはコレ

執務室に付加価値を与える前に、まずは基本をおさえて快適に仕事ができる執務室を作ることが重要です。
快適な執務室には、適切な広さのワークスペースと動きやすい動線が必要です。

・ワークスペース
・執務室の動線
・デスクのレイアウト

それぞれについて詳しく解説していきます。

ワークスペース

ワークスペースの広さは業務に合わせて設計します。狭すぎるとストレスになり生産性に影響します。
かといって広すぎれば、空間に無駄が生じてしまうでしょう。業務に合わせて、適切な広さを確保しましょう。

デスクのサイズは、職種に応じて次のような基準にすると良いでしょう。

【デスクのサイズについて】
●営業・内勤職：幅1200mm×奥行700mm
●技術・専門職：幅1400～1600mm×奥行700mm

営業職、内勤職の方には1200mm幅のデスクがお勧めです。パソコンの他、書類を載せるスペースが確保できます。
技術職や士業などの専門職の方には、書類や資料などを広げられる大きめのデスクがお勧めです。スペースが広ければ効率よく業務に取り組めます。
また、書類を広げる機会の多い上席の方にも幅が1400mm以上のデスクをお勧めします。

執務室の動線

動線はシンプルに作ることを意識しましょう。
動線が複雑だと動きにくく、業務にも支障が出てしまいます。

また、安全面を考慮して人通りの少ない所に出入り口を作るなどの配慮も必要です。
実際の人の動きをイメージしながら設計することも大事ですね。

【対面扉】がある場合の通路幅は、条件にもよりますが建築基準法で1600mm以上の確保が定められています。
【片面扉】がある場合の通路幅は、こちらも条件にもよりますが、建築基準法で1200mm以上の確保が定められています。

またデスクとデスクの間などを1600mm程度にしておくと、大人1人が余裕をもって通ることが可能なので参考になさってください。

デスクのレイアウト

業種に合わせたデスクレイアウトを考えましょう。デスクの向きや配置を考える点で重要なのは、業務の進め方です。
次のポイントについて考えましょう。

●個人業務か、チーム業務か
●個人が集中できる環境を作るか、コミュケーション重視の環境を作るか

上記の要素を検討して、デスクのレイアウトは対向型（式）か背面型（式）がよいのかを検討します。

事例としては、例えば個人業務で各人が集中できる環境を作りたいなら背面型やブース（スタッグ）型、コミュニケーション重視なら対向型（式）やオープンスタイルのデスク配置がお勧めです。

具体的な寸法として、次のような広さで設計するのが良いでしょう。

●島間（デスクとデスクの間）：1600mm (最小 1500mm)
●デスク背面と壁まで：1200mm（最小1000mm）
●デスク背面と収納庫（壁側にあった場合）：1200mm（最小1100mm）

コミュニケーションの活性化を推進するなら、固定席を設けずフリーアドレスを採用するのもお勧めです。
フリーアドレスがうまく機能すれば、社員同士のコミュニケーションが自然に生まれます。

スペースに余裕があるなら、固定席とフリーアドレス席を併用するのも良いでしょう。

執務室に付加価値のあるスペースをつくる

コミュニケーション機能を備えたリフレッシュスペース

リフレッシュスペースを設置すれば、社員様が仕事の合間に気分転換できます。作業の効率アップも期待できるでしょう。

また、リフレッシュスペースは「集まる場」として最適です。

リモートワークが浸透しつつある今、オフィスに求められるのは「コミュニケーションのための場づくり」。
リフレッシュスペースがあれば、社員様同士の自然なコミュニケーションが生まれやすいメリットがあります。

ミーティングスペースの設置

執務室内にミーティングスペースを設置するのもお勧めです。

「ファミレス席」などを設置してミーティングスペースにすれば、セミクローズドな空間が生まれ、気軽な打ち合わせに活用できます。
社内コミュニケーションの活性化にもつながるでしょう。

他にも「ファミレス席」は、1人で業務に集中したいときにブースとして使用することができますし、応接室など多目的に使用することができます。

執務室に適した家具を選ぶ

執務室のオフィス家具を選ぶポイントは、次の2つです

●身体に触れるデスクとチェアは機能性を重視する
●執務スペースになじむデザインを採用する
 
機能性や生産性に与える影響、デザイン性をバランスよく考慮して家具を選ぶことが重要です。

デスクとチェアは機能性を重視

身体に触れるオフィスチェアやデスクは、社員様の健康に直接影響を与えます。
疲れにくさを考慮し、機能性を重視して選びましょう。

特にチェアは重要です。チェアの品質や機能性が低いと、首・肩・腰などに疲労がたまります。
こういった疲労を軽減してくれるような、高機能のチェアを選ぶことをお勧めします。

高機能チェアを選ぶ際は、オフィス家具メーカーのショールームで実際に試してみるのがよいでしょう。
生地の張りやサイズ、座り心地などを確かめて購入されるのがお勧めです。

デスクは、十分なワークスペースが確保できるサイズを選びましょう。サイズを調整することも重要です。
座高や椅子の高さにサイズが合っていれば、フィット感が増して疲れにくくなります。

執務スペースになじむデザインを採用する

オフィス家具は、執務スペースの内装になじむデザインを選びましょう。インテリアに統一感をもたせることは、企業ブランディングに効果的です。
インテリアコーディネートで、来社されるお客様に企業らしさを伝えることができます。

また、社員様の愛着につながるインテリアコーディネートができれば、モチベーションアップにもつながるでしょう。

まとめ

今回のコラムの内容は、執務室の役割と快適な空間を作るポイントでした。

さまざまな場所で働き方を選択できる今だからこそ、執務スペースの環境整備は重要です。
移転時やオフィスレイアウトの変更時などに、執務室の在り方や設置するオフィス家具などを再考してみてはいかがでしょうか。

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ミライズワークスでは、これまで手掛けてきたオフィスづくりのノウハウを生かして快適な空間デザインのための最適なプランをご提案します。
オフィスのレイアウト変更やオフィス家具のご相談、家具メーカーのショールームへのアテンドなども承ります。
東京のオフィス移転・大阪のオフィス移転、ご開設などオフィスづくりに関することは、ミライズワークスへご相談ください。

このコラムを書いたのは

【株式会社ミライズワークス】
東京や大阪を中心に、オフィス移転や新規開設のオフィスデザイン・レイアウト設計をしています。
コラムではオフィスづくりで培った経験をもとにオフィスにまつわる情報を発信します。