オフィス改革をする目的とは？オフィス移転にあわせて行うポイントや具体策を紹介します！

働き方改革は、働く人がそれぞれの事情に応じた多様で柔軟な働き方を、自分で「選択」できるようになるためと定義されています。
働き方改革を行うためには、オフィス環境も課題にあわせて見直しを行う「オフィス改革」をすることが大切です。
しかし、既存のオフィスでいきなり多様で柔軟な働き方が実現できるオフィスにしようとしても、業務の内容や、設備・空間に制限があるため多くの課題があるのも事実です。
そんな時は、オフィス移転のタイミングで「オフィス改革」をしてみるのがおすすめです。

オフィス改革の目的

オフィス改革とは、単にオフィスの場所や設備を変えるだけでなく、働き方そのものを変革する取り組みです。
近年、テレワークや働き方改革の推進により、オフィス改革の重要性がますます高まっています。
オフィス改革の目的は、大きく分けて以下の5つが挙げられます。

1. 業務効率化・生産性の向上
2. 社内コミュニケーションの促進
3. 創造性の向上
4. メンタルヘルス対策
5. 企業理念の浸透

オフィス改革は、上記のような目的を達成するために、さまざまな施策を組み合わせることが重要です。

オフィス改革はオフィス移転のタイミングがおすすめ

オフィス移転は働き方を1から見直し「オフィス改革」を実行するには絶好のタイミングです。

企業にとってオフィス移転は、オフィスを新たに契約する所から始めることになるので、空間のサイズを始め、オフィスデザインやレイアウト、オフィス家具などの設備関連を全て見直すことができます。

テレワークやリモートワークの社員が増えて固定の席が不要になっている場合は、フリーアドレス席を設けたり、リモート会議がおこないやすい設備の導入なども検討することができます。

オフィス改革に合わせたオフィス移転のポイント

オフィス移転のタイミングでオフィス改革を行うためには下記の2つのポイントが大切です。

・現状の課題を把握する
・実現したい内容と優先順位を整理する

それぞれについて詳しく解説していきます。

現状の課題を把握する

まず大切なポイントの1つが「現状の課題を把握する」ことです。

・リフレッシュスペースを設けたいがスペースが不足している
・オンライン会議をしたいが設備がない
・在宅勤務が増えているが固定席しかなく空席が目立っている

このように、課題をリストアップすることでオフィス移転時に契約するテナントの大きさや必要な設備などが把握でき、オフィスづくりをサポートをする業者と共有することが可能です。

実現したい内容と優先順位を整理する

2つ目のポイントは「実現したい内容と優先順位を整理する」ことです。

課題に対して実現したい内容は、同じ数かそれ以上あることが一般的です。しかし、予算の制限もあるため、全ての内容を実現するのは難しい場合が多くあります。特に重要な内容から優先順位を決めておくことで、オフィス移転の打合せもスムーズに進めることができます。

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オフィス改革する具体策

多様で柔軟な働き方を実現するために行うオフィス改革は、具体的にどのような対策を行えば実現できるのかを、それぞれのメリットとデメリットと合わせて見ていきます。

フリーアドレス席の導入

近年、オフィス改革の一環として注目を集めているフリーアドレス席。従来の固定席とは異なり、社員は毎日自由に席を選ぶことができるオフィスレイアウトです。
導入企業も増え、その効果が期待されています。

フリーアドレス席導入のメリット

・部署を超えた交流が生まれ、新しいアイデアや情報交換が促進されるので社内のコミュニケーションが活性化されます。
・固定席とは異なり、席数が減らせるため、会議室やリフレッシュスペースなど、他の用途にスペースを活用できます。
・周囲の環境に左右されず、集中しやすい環境を選択できます。

フリーアドレス席導入のデメリット

・毎日席が変わるため、書類や私物の管理が煩雑になりがちです。個人ロッカーを導入するなど対応をすることでデメリットを解消することができます。
・フリーアドレス席に慣れないうちは、必要な人に連絡を取るのが難しい場合がありコミュニケーションが上手く取れない場合があります。
・席が固定されないため、情報漏洩などのセキュリティ対策が必要です。

フリーアドレス席導入を成功させるためには、導入の目的を明確にし、社員の理解を得ることが大切です。また、運用ルールを策定しておいたりチャットツールなどをもちいてコミュニケーションを促進することも必要です。

ペーパーレス化

環境保護や業務効率化への意識の高まりから、オフィスにおけるペーパーレス化が注目されています。

しかし、ペーパーレス化にはメリットだけでなくデメリットもありますが、柔軟で多様な働き方を実現するためには検討が必要です。

ペーパーレス化のメリット

・紙代、印刷代、郵送代などのコストを削減できます。
・データ化することで情報検索や共有が容易になり、業務時間を短縮できます。
・紙の資料を紛失するリスクを減らせるのでセキュリティ強化が期待できます。
・資料保管スペースを削減できるためスペースの有効活用につながります。

ペーパーレス化のデメリット

・スキャナーなどが必要な場合は初期投資が必要になります。
・情報漏洩を防ぐための対策が必要です。
・社員全員が一定の知識を必要とし、デジタル環境への移行にストレスを感じる場合があります。

ペーパーレス化は、メリットとデメリットを理解した上で、導入目的を明確にすれば、環境業務効率化に効果的な手段となります。
導入前にしっかりと準備し、運用ルールを策定することで、デメリットを最小限に抑え、メリットを最大限に活かすことが重要です。

リフレッシュスペースを設ける

オフィスのリフレッシュスペースとは、従業員が休憩やリフレッシュを目的として利用するスペースです。
近年、働き方改革や健康経営への意識の高まりから、オフィス環境の改善の一環としてリフレッシュスペースを設ける企業が増えています。

従来のオフィス環境では、デスクワーク中心の固定的な働き方が主流でした。
しかし、リフレッシュスペースを設けることで、テレワークやフリーアドレス制など、多様な働き方に柔軟に対応することができます。
従業員は、自身の状況や体調に合わせて、最適な場所・時間帯で仕事をすることが可能になり、ワークライフバランスの向上にもつながります。

リフレッシュスペースは、部署や役職を超えた従業員の交流の場としても活用できます。リラックスした環境でのコミュニケーションは、新たなアイデアや発想を生み出すきっかけにもなります。

オンラインブースを設置する

オンラインブースは、オフィス内に設置された防音性の高い個室ブースです。テレワーク中の集中力向上や、オンライン会議のプライバシー確保などに活用できます。
フリーアドレス制導入時のワークスペースとしても活用できるため、会議室不足やスペースの有効活用が期待できます。

オフィス改革の課題とは？

多様で柔軟な働き方を実現する為には、考慮すべき課題もあります。
具体的にどのような課題があるのかを解説していきます。

フリーアドレス席導入でコミュニケーション不足

オフィスのフリーアドレス席導入は、多くのメリットがある一方で、コミュニケーション不足というデメリットも存在します。
毎日席が変わるため、必要な人に連絡を取るのが難しく、情報共有や意思決定が遅延する可能性があります。また固定席に比べて、同じ部署やチーム内で顔を合わせる機会が減り、チームワークや帰属意識が低下する可能性があります。
コミュニケーション不足を解消するためには、チャットツールやビデオ会議システムなどを積極的に活用したり、部署やチーム内での定期的なミーティングを開催することで、情報共有や意見交換の場を設けることが大切です。

社内ルールの見直し

フリーアドレス席の導入やペーパーレス化を進めると、今までとは社内のルールが大幅に変化することが考えられます。
事前に発生しそうな問題をリストアップしておき、ルールを策定することが大切です。また新たなルールを社内に浸透させておくことも重要なポイントです。

セキュリティ対策の見直し

働き方改革にともないリモートワークが併用される場合、セキュリティ対策も社内外で考える必要があります。個人のPCはもちろんクラウドにあるデータへのアクセス権限なども見直して強固な対策をとることが大切です。

フリーアドレス席導入事例

開放的な執務空間に、フリーアドレス席をレイアウトしました。
台形のデスクを採用しており6台をあわせると円形に配置することが可能で、偶発的なコミュニケーションが生まれやすいレイアウトにしました。
コンセントやモニターをあらかじめ配置しておくことで、ノートパソコンを持って移動するだけで効率的に業務が出来るように配慮しています。

まとめ

企業にとっても、従業員が働きやすい環境を提供することが重要な課題となっています。
人材を確保するためには、働き方改革にもあるように多様で柔軟な働き方を実現する必要があり、テレワークやリモートワークを導入することも大切です。
オフィス移転のタイミングを活用して、より良いオフィス作りをしてみてはいかがでしょうか。

ミライズワークスでは、オフィスのデザインだけではなく現状の課題の把握から解決のご提案が可能です。
オフィス移転だけではなく、オフィス環境の見直しをご検討中の方は気軽にお問い合わせください。

このコラムを書いたのは

【株式会社ミライズワークス】
東京や大阪を中心に、オフィス移転や新規開設のオフィスデザイン・レイアウト設計をしています。
コラムではオフィスづくりで培った経験をもとにオフィスにまつわる情報を発信します。