オフィス移転の流れやスケジュールを徹底解説！成功させるポイントもご紹介！

オフィスの移転は、個人宅が引越しをするのとは違い、手続きや決めるべきことなど準備しておくことが沢山あります。
日々の業務をしながらスケジュールを把握して、移転計画を進めるのはとても大変です。

本来の業務に支障をきたすことなく、移転プロジェクトをスムーズに進めていくにはどうすればよいか。
ここでは一般的に想定されるタスクと、大まかな流れやスケジュールをいくつかのポイントを交えながらご紹介します。

オフィス移転を成功させる大切なポイント

オフィス移転を成功させるには、様々なポイントがあります。
そのなかでも、1番重要なポイントは「オフィス移転をする目的の明確化」です。

オフィス移転をする時は、何らかの解決したい課題がある状態で、その課題を解決することが移転の目的だといえます。
ただ課題をリストアップするのでは無く、その課題が解消されれば、どのような理想の働き方が実現できるのかまで深く考えておくことが大切です。

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オフィス移転までの流れやスケジュール

オフィス移転は、物件の選定から始まり引越しが完了して業務が開始できるまでに複数のプロセスがあります。
移転の規模や従業員数によって詳細は異なりますが、多くの場合は、下記のような流れで進みます。

・移転の計画立案
・移転先の物件選定と現オフィスの解約
・業者の選定
・デザインやレイアウトの決定
・引越し作業と旧オフィスの原状回復
・関係省庁への書類提出と取引先への連絡
・オフィス移転完了

それでは、オフィス移転のスケジュールについて詳しく解説していきます。

①オフィス移転に必要な期間とは

オフィス移転に必要な期間の目安は、7〜8ヶ月間です。
これは今いるテナントとの契約内容によって異なりますが、解約予告を6ヶ月前に貸主に通知する必要があることが多いためです。
しかし物件選びは、タイミングも重要なため思い描いている理想の物件とすぐに出会えるとは限りません。
オフィス移転の目的を明確にしてどのような物件が理想を叶えられるのかを事前に考えておくことが大切です。

また予算や立地の条件、オフィス周辺の環境についてもあらかじめ検討しておくことがおすすめです。
その他、入居時の賃貸借契約の内容をよく読んで、物件を焦って決めてしまい違約金やペナルティ発生といったことが無いように気をつけましょう。

②原状回復工事の相談をする

移転には、現在のオフィスを賃貸契約時の状態に戻す「原状回復工事」が発生することがほとんどです。
セットアップオフィスのような形で、原状回復工事をせずに次の貸借人へ引き継ぐこともありますがとても稀なケースです。

ビルオーナーが指定する業者によって工事を行うことが一般的ですが、工事の内容によってはご自身の指定する業者で工事を行うことも可能な場合があります。
解約を決めた時点から原状回復にどのくらいの費用が掛かるのかを把握するためにも、「工事範囲」をビル管理会社に確認して最適な予算を確保できるようにすることが重要です。

原状回復工事は思いのほか費用がかかることがあり、予算計画を変更せざるを得ない場合があります。
退去の直前だと、減額交渉をするチャンスも少なくなってきますので、早めにビルの管理会社と相談して見積取得に動いておくと良いでしょう。

③オフィス移転業者の選定

移転先物件の目途がついたら、移転が完了する4～5か月前には、オフィス移転を行う業者を選定する必要があります。

オフィス移転を行っている業者にも様々なタイプがあります。例えば本業は「引越し」「デザイン」「オフィス家具メーカー」などでもオフィス移転を行っている場合が多くあります。
それぞれ得意分野が異なるため、自分たちが理想とするオフィス移転と一致する業者を選定することが大切です。

セットアップオフィスへ移転する場合を除いては、間仕切工事・内装工事・通信工事・電気工事・新規オフィス什器手配など複数の業者が工事を行うことが一般的です。
自分たちで各業者に依頼することも可能ですが、通常業務を行いながら調整や連絡をするのは容易ではありません。

そんな時は、オフィス移転に関する手配を1本化するプロジェクトマネジメントが可能な業者を選ぶとよいでしょう。

ミライズワークスでは、オフィス移転に関する窓口を1本化して、お客様のスムーズなオフィス移転をサポートしています。

④レイアウトやデザインの決定

レイアウトやデザインは、業者と一緒に決めていく必要がありますが、自分たちの要望を整理しておくことが大切です。
例えば、従業員数と同じ数の座席が必要かも重要なポイントです。

最近では、リモートワークを取り入れる企業が増えているため従業員数と同じ席数が不要になるケースもあり、空いたスペースをリフレッシュスペースとして活用するなどの方法もあります。

⑤新旧オフィスの電話回線や光回線の手続き

業者に依頼をして開通するまでに電話回線で約3週間程度、ネット回線も3週間から一ケ月程度の時間が掛かります。
しかも、光回線を敷設していないビルだと、ほとんどの場合、事前の現地調査が必要になります。

3月・4月の引越しがピークになるシーズンともなると更に時間を要する場合がありますので、2〜3カ月前から余裕をもって準備しておかないと、営業開始日にネットや電話がつながらないといった事態に陥ってしまいますので注意しましょう。

⑥細かな仕様の決定

工事着工の1ヵ月以上前には、細かい所の仕様を決定しておく必要があります。
工事の内容にもよりますが、資材の調達・職人の確保や工事関係者の予定調整などをスムーズに行うためにはゆとりを持ったスケジュールが大切です。

オフィス家具も商品によっては、受注生産の場合や入荷待ちになることもあるので理想のオフィスデザインにするためにも早い仕様決定がおすすめです。
また、ゆとりあるスケジュールで進めることで、工事期間中の不測の事態を回避することにも繋がります。

⑦取引先への移転案内

オフィス移転は住所などが変わるため、取引先や関係各所への連絡がとても重要です。
取引先との契約書に記載している登録住所の変更や、お付き合いのある銀行やリース会社の登録住所や連絡先の変更は、場合によっては手続きを伴う場合もあります。
引越しの1ヵ月前を目安として連絡先をリストアップしておくとよいでしょう。

移転の連絡方法は、メールやFAXでも問題がないとされています。しかし、重要な取引先へ連絡する場合にメールやFAXでは簡略的な印象となるため、はがきや手紙で連絡する方が望ましいです。

⑧引越し

引越しの1週間前程度から引越しに向けて荷造りを始めておきます。
業務ですぐに使用しないものから順番に対応しておくと通常業務への影響も最小限に抑えられます。

また移転時に多くの企業が不用品の廃棄を行います。一度新しいオフィスに移動してから不用品を廃棄すると費用が2重でかかるため、あらかじめ廃棄する不用品を決めて計画的に引越し準備をするようにしましょう。

⑨関係省庁へ届け出

オフィス移転が完了した後は、それぞれに定められた期限内に届け出が必要です。
登記関係は法務局、異動届や事業者移転届は税務署、変更届出書は社会保険事務所やハローワーク、労働基準監督署など様々な手続きが必要となります。

その他にも防火管理者選任届出や使用開始届といった書類は、管轄の消防署の立会を伴うため、スケジューリングも必要になってきます。
いずれの書類も「届け出を忘れていました」では問題になる書類になりますので、事前に各所へ提出に行く予定を立てておきましょう。

オフィス移転をスムーズに進めるポイント

オフィス移転をスムーズに進めるために心がけたいポイントが2つあります。

・社内で移転のプロジェクトチームを作る
・理想とするオフィスのかたちを業者と共有する

それぞれのポイントについて詳しく見ていきましょう。

社内で移転のプロジェクトチームを作る

オフィス移転は専門業者と共に進めていくことになりますが、判断、意思決定はあくまでもオフィス移転をする自分たちが決めることになります。

判断や意思決定を出来るだけ早くスムーズに進めるためにもプロジェクトチームを結成することがおすすめです。

例えば、上司への決裁承認を担当、業者と連絡窓口になる担当、社内でレイアウトやデザインの意見を求める担当など、分業することでタスク量のコントロールができるのもメリットです。それに加えて、社内を巻き込んで意見を聞いたりオフィス家具を決めてみたりすることで、社員全員が自分事として捉えることができ、ポジティブな移転に繋がることも、プロジェクトチームで移転を進める大きなメリットです。

理想とするオフィスのかたちを共有する

新しいオフィスではどのくらいの期間・人数規模で働くのか、企業が成長していく過程を想像しておくことがとても大切です。
「今の従業員が10人だから10人分のデスクと会議室が確保できればいい」という考え方で物件選定をしたり、無駄に広い会議室を作って執務室に拡張性が全くないレイアウトを作ってしまっては、会社が成長していく中で増員の必要が出てきたときに、また移転をしなければならない、増床しないと人員補強ができないという事態に陥ってしまいます。

企業の顔にもなる「オフィス」を最適な状態で、少しでも長く使い続けられるように、今後の増員計画や、理想の働き方を決裁者とプロジェクトメンバーでしっかりと共有しておきましょう。

オフィス移転事例3選

株式会社デジタルレシピ様（東京都）

オフィス移転では、社員が働きやすい環境作りや、採用強化に合わせて企業をブランディングする未来感のあるポップなカラーを用いたオフィスデザインをご希望でした。

エントランス・会議室・執務スペースにカラフルな色合いを取り入れ、未来感のあるオフィスをデザインしています。
特にカラフルにデザインした執務スペースは個性的で、オフィスを象徴するデザインに仕上がりました。

リライズコンサルティング株式会社様（大阪府）

企業のブランディング強化やWEB会議の増加に合わせた環境整備、また社員様の増加に対応できるようなデザインやレイアウトをご希望でした。

コーポレートカラーを用いた発光サイン、高級感が感じられるタイルを使用したエントランスをデザイン。防音性に配慮した会議室や執務スペースには複数のオンラインブースをレイアウトしました。

株式会社ミライズワークス 東京オフィス

”魅せる・発信する”をコンセプトにしたショールーム型のオフィスデザインです。

オフィス作りをしているミライズワークスらしく、天井高を活かした階段状のデザインや人工芝を採用したコミュニティースペースが印象的なオフィスです。

塗り壁やスケルトン天井など様々な仕様を取り入れて、お客様がオフィス作りの参考にしやすいデザインに仕上げています。

まとめ

オフィス移転をスムーズに行うためには、あらかじめどのようなスケジュールで進むのかを把握して、ポイントを押さえることが大切です。

オフィス移転には、目安で7〜8か月かかることが一般的なのでゆとりをもって準備するようにしましょう。

実際にオフィス移転について調べてみたけど、イマイチ進め方や業者選びがわからないといった移転プロジェクトの担当者もおられると思います。まずは、移転をサポートしている業者に相談してみるのもよいでしょう。

ミライズワークスでは、オフィス移転プロジェクトの初期から完工まで全て専任の担当者が窓口を一本化して対応することが可能です。ぜひお気軽にご相談ください。