【保存版】オフィスレイアウトの柔軟な考え方/ユニバ―サルレイアウト編

最近、注目されているオフィスレイアウトに「ユニバーサルレイアウト」があります。

ユニバーサルレイアウトとはデスクを均一に配置する方法ですが、人員増減や組織変更に対応しやすいのが大きな利点です。

そこで今回は、ユニバーサルレイアウトの特徴やメリット、フリーアドレスとの違いを詳しく解説致します。
オフィスレイアウトの変更を検討している企業の経営者様やご担当者様は、ぜひ参考になさってください。

ユニバーサルレイアウトの特徴

ユニバーサルレイアウトとは、デスクの配置を均一にするレイアウトです。

日本のオフィスレイアウトは、部署ごとにデスクを配置する「島型対向式」が一般的です。
島型対向式の場合、部署内のコミュニケーションが取りやすいというメリットがあります。

しかし、人員増減や組織変更などに対して、簡単に対応できるとは言い難いです。
デスクの並べ替え、ネットワークや電話の配線変更が、その度に発生してしまいます。
そのため、最近ではユニバーサルレイアウトを採用する企業が増えています。

ユニバーサルレイアウトは、役職や組織階層などに依存することなく、誰でもデスクを利用できるのが特徴です。
役職席は設けず、基本的に横一列にデスクを並べます。
ただし、いきなりユニバーサルレイアウトに変更すると、混乱を招く可能性があるため注意が必要です。

従業員様に変更する目的やメリットなどを、予めしっかり周知しておくことが大切です。

デスク並びをユニバーサルレイアウトに変更するメリット

ユニバーサルレイアウトに変更した場合、主に5つのメリットが得られます。
下記では、それぞれのメリットを詳しくご紹介致します。

①レイアウト変更の費用や手間がかからない

ユニバーサルレイアウトの最大のメリットは、レイアウト変更時に費用や手間がかからないことです。

従来の島型対向式のレイアウトを変更する場合、デスクを並び替えたり、配線の変更を施工業者様に依頼したりするなど、費用や手間がかかります。

レイアウト変更の規模が大きいと、会社を午後から休みにするなど営業時間を狭めざるをえないこともあります。

それに対して、ユニバーサルレイアウトは、人員の増減や組織変更があった場合でも、レイアウトを変更する必要がありません。

パソコンと少量の書類を持って人が移動すれば、席替えは簡単に完了します。

②私物・備品管理が容易になる

私物や備品の管理がしやすくなることも、ユニバーサルレイアウトのメリットと言えます。

同じデザインのデスクや椅子を使用するため、備品の過不足が分かりやすく、管理もしやすくなります。

また、従業員様の私物はキャスター付きのワゴンやキャビネットに入れて管理することで、人員の移動があった場合でも、ワゴンの移動だけで済みます。

私物や備品をデスク周りに置かなくなるため、オフィスがスッキリした状態を保ちやすくなることも利点です。

③他部署との連携が図りやすくなる

ユニバーサルレイアウトには、他部署との連携が図りやすくなるというメリットもあります。

部署ごとに座席が区切られていないため、進行中のプロジェクトに関連している部署を隣接させることも可能です。

プロジェクト内容によって座席の振り分けを行うことで、生産性向上も期待できます。

④ソーシャルディスタンスを確保できる

ユニバーサルレイアウトはデスクの配置が均一であるため、座席を一つ飛ばして座ったり、真向かいに人が来ないように座ったりすることができます。

ソーシャルディスタンスを確保し、密を避けた柔軟な働き方が可能です。

⑤オフィススペースを有効活用できる

従来のレイアウトでは、役職席を設けたり、部署ごとに島を作ったりすることで、凸凹やデットスペースが生じているケースがありました。

一方で、ユニバーサルレイアウトは横一列にデスクを並べるため、オフィススペースを有効活用できます。

また、オフィスデザインが明確になっているため、オフィス空間がスッキリまとまり、業務を遂行しやすくなります。

ユニバーサルレイアウトとフリーアドレスの違い

ユニバーサルレイアウトと同様に、フリーアドレスも注目されているオフィスレイアウトの一つです。

フリーアドレスとは、従業員様が業務内容に合わせて自由に席を選択できるレイアウトです。
従来のように個人専用のデスクはなく、空いている席の中から自由に選んで仕事をします。

フリーアドレスのメリットとして、「部署を超えた社内コミュニケーションが活性化される」「テレワークとの相性が良い」「省スペース化できる」などが挙げられます。

役職によって席を固定しない点は、ユニバーサルレイアウトとフリーアドレスどちらにも共通しています。

ただし、ユニバーサルレイアウトは基本的に固定席であるため、その点が双方の大きな違いです。

ユニバーサルレイアウトを導入する際に必要なもの

下記では、ユニバーサルレイアウトを導入する際に必要なものを3つご紹介致します。

混乱を招かないように、従業員様へしっかり周知することが大切です。

①ユニバーサルレイアウトに対する従業員様の理解

事前に従業員様の理解を得る必要があります。

島型対向式のレイアウトを長年採用している場合、部署内で座席が離れたり、コミュニケーションが取りづらくなったりすることへの不満が出る可能性も考えられます。

ユニバーサルレイアウトを採用するメリットや目的を従業員様に周知した上で、レイアウト変更を行うことが大切です。

②ユニバーサルレイアウトに適したオフィス家具

ユニバーサルレイアウトを導入する前に、適したオフィス家具を揃える必要があります。

島型対向式のレイアウトを採用していた場合、役職に応じてデスクの形や大きさが異なる可能性が高いです。
ユニバーサルレイアウトではデスクに統一性を持たせるため、状況に応じてデスクの買い替えが発生します。

また、誰が座っても業務を遂行できる状態にすることも大切です。私物・備品などを保管するスペースに関しても、一律化しなければなりません。

③新たなコミュニケーション方法

ユニバーサルデザインを導入する場合、新たなコミュニケーション方法が必要です。

ユニバーサルレイアウトのデメリットとして、島型対向式のレイアウトに比べ、業務コミュニケーションが取りづらいことが挙げられます。
島型対面式のレイアウトであれば、共同作業や意思疎通ができますが、ユニバーサルレイアウトの場合は少し話すだけでも相手の席までいく必要があります。

コミュニケーションの取りづらさを解消するためには、ビジネスチャットなどの導入がおすすめです。

ユニバーサルレイアウトは人員増減や組織変更に対応しやすい

今回は、ユニバーサルレイアウトの特徴やメリット、フリーアドレスとの違いなどを詳しく解説致しました。

ユニバーサルレイアウトの特徴は、役職席を設けないことです。横一列にデスクを並べるため、部署異動や組織変更があった場合でも柔軟に対応できます。

ただし、必ずしもユニバーサルレイアウトが良いとは言い切れません。業務内容やオフィス環境によっては、他のレイアウトの方が適している場合もあります。

そのため、ミライズワークスでは、お客様のご要望に合ったオフィスレイアウトをご提案しております。

現状だけでなく将来を見据えたオフィスレイアウトのご提案が可能なので、ぜひ一度お気軽にご相談ください。

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