オフィス移転に必要な戦略とは？オフィス移転に最適な戦略をご紹介

働き方の変化に合わせて、オフィスのあり方も変わってきています。
読者の皆様の中にはオフィス移転をお考えの方も多いのではないでしょうか？

環境一新のため移転を考える方は多いですが、無計画な移転は業績アップどころか社内の雰囲気を悪くしてしまう可能性もはらんでいます。
今まで培ってきたいい面は残しつつ、さらに経営規模を大きくしていくにはどういった点に注目して
オフィス移転に着手すればいいのでしょうか。ここで重要なのは戦略です。

今回は、成功につながるオフィス移転の戦略に注目して解説します。

オフィス移転に必要な戦略とは？

まずは皆様の質問に答える形で、オフィス移転とその戦略についてご紹介しましょう。

Q：オフィス移転の際に考えることって何ですか？

A：オフィス移転を考えるタイミングというのは企業それぞれですが、理由は大まかに、「就労環境の改善」「賃料削減」「業務効率化の実現」がきっかけで移転を考える企業が多いようです。
国土交通省データより。

「就労環境の改善」に注目してみると、社員の増加や、オフィスの環境、オフィス内の部屋数などの問題点が見えてきます。

社員が多くなれば、以前よりもデスクの数は増えるでしょうし、リフレッシュスペースの大きさも考慮に入れる必要が出てきます。

労働環境にはメンタルヘルスの面からも多くの指摘がなされています。
窓が少ないと閉鎖的な雰囲気が出てしまい、意欲的に働こうという気持ちが削がれてしまいます。
自然光が多く入れることや窓からの景色にこだわるオフィス設計も、成長を意図する経営戦略には必要な側面です。

業種にもよりますが、ミーティングが多い社風、頻繁に来客が来るような企業では、会議室など定期的に複数人で集まることができるスペースが必須です。少ないと使い勝手が悪いですし、多すぎても持て余してしまいます。

オフィス移転は、会議室やリフレッシュスペースの数を再度考え直すにはおすすめのタイミングと言えます。

Q：オフィス移転の際に必要な戦略とは？

A：一口に「戦略」と言ってしまうと物々しいですが、まず簡単にまとめてみましょう。
以下の2点を、オフィス移転の際には重視することを提案します。

「現状、不満な点・評価の低い点・使い勝手の悪いポイントを一覧にして洗い出し、その改善に注力する」
「移転後の会社の姿を具体的にイメージし、それに必要な要素を移転先オフィスの条件に据える」

例えば業績拡大に伴う人員増加で、手狭になったオフィスを移転する際、基本的に考えるべきは、より面積の広いオフィスを借りることです。
この際、オフィスの賃料を重視してしまい、結果今までとあまり広さの変わらないオフィスを借りてしまうと、それは本末転倒で、またすぐに他のオフィス物件を探さなければならなくなってしまいます。

もちろん上記移転理由にもある通り、高い賃料の削減もオフィス移転の有力な動機づけです。
しかし、移転を考えるきっかけになったポイントを深堀りし精査することで、それぞれの企業にあったオフィスの規模やスタイルが見えてきます。

Q：効果のあるオフィス移転とは？

A：効果を出すオフィス移転に必要なものは上記にまとめた2つのポイントです。再度ご紹介しましょう。

「現状、不満な点・評価の低い点・使い勝手の悪いポイントを洗い出し、その改善に注力する」
「移転後の会社の姿を具体的にイメージし、それに必要な要素を移転先オフィスの条件に据える」

オフィス移転は急成長を見込むスタートアップ企業でもない限り、そう頻繁に行うものではありません。
5年～10年のスパンで考えるべき事柄と言えます。

移転計画中に移転後の企業の姿や業績予想・業績目標を具体化していくことは、成功につながるオフィス環境を整える意味でも必要な過程です。
提供サービスや事業内容の変化も可能な限り考慮に入れていきましょう。

コロナ禍で体験してきたように、我々のビジネス環境は激変する可能性を内包しています。
情報化社会がベースとなっている現代においては、変化は緩やかではなくドラスティックであると認識することが求められます。

働き方が従来と変わってきたことにも注目してみましょう。
自宅での執務や営業など出先での労働が多い場合、個々のデスクを廃止しフリーアドレスを導入することも考えられます。
本社機能を分散させたり、オフィス規模の縮小を検討する企業も増えてきました。

ただ、これはなにも全てがネガティブではなく、常にチャンスがあると捉えることもできます。
既存の事業領域にとらわれない柔軟な発想で新しいオフィスをイメージしてみませんか？

オフィス移転にむけた戦略の注目ポイントをご紹介

移転先

オフィス移転でリサーチを始める際に、まず目に入るのは賃貸オフィスの立地や賃料です。

一般的に駅や繁華街に近ければ利便性は高まりますし、合わせて面積あたりの賃料も上がる傾向にあります。
注意点は、車での出勤や頻繁な社用車の利用には向かないことです。

移転先に関しては、社員の交通手段、得意先や取引先への訪問頻度を考慮に入れることをおすすめします。

オフィスの規模

社員数・必要デスク数・必要な会議室やリフレッシュルームの数・フリーアドレスなどのワークスタイル・自由に使えるスペースの有無・成長戦略など、検討すべき項目は多く挙げられます。

まずは優先順位を決めて、そこからクイズを解くように、必要なオフィスの規模を割り出していきましょう。
いくら壮大な事業計画があると言っても、すぐにビルまるごと1つ借りる必要はありません。

ただし、5年後の事業規模をシビアに予想して、それに見合うオフィス規模を選択することは、のちのち活きてくる戦略と言えます。

通信環境

現代においてインターネットを始めとする通信環境は、重要視すべきポイントであり、なおざりにしてはいけません。

特に個人情報の保護の重要性が叫ばれる中ですから、有線ネットワークと無線ネットワークの選択、サーバールームの構築と維持等にもしっかりと目を配り、こうした面からも使い勝手を向上させたオフィスを構築していきましょう。

コミュニケーション

オフィスデザインは、人流・コミュニケーションと切り離すことはできません。
「社内の雰囲気を明るいものにしたい」「異なる部署間でも自然と会話が弾むようなオフィスがいい」こうした要望に応えるには、オフィス内の動線や各部屋の配置も重要視すべきですし、ピッタリと言えるレイアウトやスタイルは企業それぞれに異なります。

柔軟なレイアウトを受け入れられるオフィス物件を探していきましょう。

ブランディング

最後に注目すべきは、企業のブランディングです。これは社外向け・社内向け双方の視点を持つことをおすすめします。

社外向けブランディングは、取引先や得意先です。
「より先進的なイメージ」を目指すのか、「人とのつながりを意識したアットホーム感」を出すのかで、エントランスや受付の造りが変わってきます。

社外向けブランディングで重要なのは、まず目にとまる入口部分と商談が行われる会議室です。
近年では、こうした場所にアートを飾る企業も増えてきました。

社内向けには、2通りのブランディング手法があります。

「一体感」「チャンスをものにするアクティブさ」「社員それぞれの個性を重視」「地域密着の和やかな雰囲気」など、
社外アピール以上に様々な性格を企業は有しています。
あなたの企業も社員それぞれが感じる「自分の会社」のイメージがあることでしょう。
こうしたイメージをコミュニケーションを通じてつかみ、具体化していく手法が1つ目です。

2つ目は、移転を機にあらたな価値観を社内に導入する手法です。
すこし古臭かったオフィスの雰囲気を、モダンスタイルに一新するケースや、雑然としていたものをシンプルに統一するなどの作業を通じ、実際に働く社員の持つイメージが変わりそれを事業の成長につなげていくことが可能です。

ただ、少々刺激的な側面ももちろんあるので、計画時に「現状の不満」をうまくつかみ、それを確認・反映・改善していくスタイルをおすすめします。

戦略をうまくまとめ、スムーズなオフィス移転を

今回はオフィス移転とその戦略について解説しました。

オフィス移転を通じ、「現状を変えたい」「業績を拡大したい」とお考えの企業は数多くあります。
しかし、移転するだけで全てが右肩上がりというわけではありません。

オフィス移転を成功に導くためには、今と未来を見据えた「戦略」が重要です。
ミライズワークスは、これまでの実績をもとに、またお客様からのヒヤリングを通し、成功につながる戦略の構築と移転そのものをお手伝いします。

オフィス移転の際は、まずお気軽にミライズワークスにご相談ください。

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