オフィスづくりのプロ、ミライズワークスが運営する「MIRAIZ PLUS」 家具のご購入はもちろん、オフィスの移転相談もお気軽にご相談ください!

CATEGORY

  1. TOP
  2. メディア
  3. 【総務・経理の方向け】上席への『オフィス移転プロジェクト』説明資料はどんなものがいい?

【総務・経理の方向け】上席への『オフィス移転プロジェクト』説明資料はどんなものがいい?

オフィス移転 2022-11-07
【総務・経理の方向け】上席への『オフィス移転プロジェクト』説明資料はどんなものがいい?

PICK UP

この記事のポイント

  • オフィス移転に関する説明資料の作成方法
  • 承認を得やすくなる効果的な話し方
  • プロジェクトを進める時のポイント
  • ポイントを押さえてオフィス移転のプロジェクトを進行しよう

オフィス移転が決まったら、総務・経理の方はやるべきことが数多くあります。

しかし、「何から始めれば良いのか分からない」という方もいらっしゃるでしょう。

そこで今回の記事では、プロジェクト進行をスムーズにするための、オフィス移転に関する説明資料の作成方法を解説していきます。

承認を得やすい説明の仕方や、プロジェクトを進行させる時に押さえておきたいポイントもあわせてご紹介するので、オフィス移転のプロジェクト進行にお悩みの方は、ぜひ参考になさってください。

オフィス移転に関する説明資料の作成方法

上席にオフィス移転を説明する際、資料を作成することがおすすめです。

資料を使いながら説明することによって、聞く側も理解しやすくなります。

下記では、オフィス説明資料の作成方法を、3ステップに分けて解説致します。
オフィス移転を説明する際に、欠かせないポイントなので、必ず記載するようにしましょう。

1⃣オフィス移転の流れを明確にする

まず最初に、オフィス移転の流れを明確にします。

上席がオフィス移転の知見を持っていない場合、何をやるべきなのか分からないためです。
誰も流れを把握していない状態では、対応漏れやプロジェクト遅延が発生しやすくなります。

なお、オフィス移転の全体的な流れは以下の通りです。
タイミングを逃さずに上席へ提案することも、非常に重要なポイントとなります。

提示するタイミングや用意するべき資料もあわせてご紹介するので、参考になさってください。

①オフィス移転の目的を明確にする

②オフィス移転のスケジュールを決める
オフィス移転の目的が明確になった時点で、オフィス移転のスケジュールが記載された資料を上席に提示します。
準備期間を明確にすると、スケジュールの遅延が発生しづらくなります。

また、この段階でオフィス移転にかかる費用の目安も概算して提示しておくと良いです。

③移転先オフィスを決める
重視したい条件から移転先オフィスの候補をいくつか絞った時点で、物件を比較する資料を上席に提示します。
表にすると理解しやすいため、おすすめです。

また、比較する際は、必ず「賃料」「広さ」「立地」など、同じ項目を比較しましょう。

④オフィス移転の業者様を探す
こちらもオフィス移転の業者様の候補をいくつか絞った時点で、業者様を比較する資料を上席に提示します。

「費用」「口コミ」「実績」などを比較して、どの業者様が自社に最適か検討しましょう。

⑤新オフィスのデザインとレイアウトを決める
オフィス移転の業者様が決まった時点で、新オフィスのデザインとレイアウトの資料を上席に提示します。

まずは、現状のオフィスや会社の課題を明確にすることが大切です。

その後、機能性とデザイン性のバランスを考慮しながら決めていきます。
会社が抱えている課題を解決できるような、レイアウトを設計する必要があります。

⑥内装工事の業者様を決める
新オフィスのコンセプトとレイアウトが大まかに決まった時点で、内装工事の業者様を比較した資料を上席に提示します。

比較する際は、候補の業者様から見積もりを取るようにしましょう。

⑦実際に内装工事を行う

⑧オフィス家具や備品を購入する
内装工事が始まった時点で、購入するオフィス家具や備品をまとめた資料を上席に提示します。

リストや表でまとめると、「何をいくつ購入するのか」一目で分かりやすいです。

⑨オフィス移転に関するマニュアルを従業員向けに作成する
その他、現オフィスの解約手続きや新オフィスの入居手続き、回線契約などがあります。

移転後も、移転に関する届出の提出や新オフィス運用マニュアルの作成、ネットワークの設定などの業務があるため、やるべきことはチェックリストにまとめておくと良いです。

オフィス移転の流れを明確にすることで、スケジュールも決めやすくなるでしょう。

2⃣移転スケジュールを決める

次に、大まかな移転スケジュールを決めます。

前述した通り、オフィス移転にはやるべきことが数多くありますが、中でもスケジュール決めが重要です。
スケジュールがしっかり決められていないと、オフィス移転のプロジェクトが上手く進まなくなります。

そのため、上席にオフィス移転の概要を説明する段階で、「この業務はいつまでに済ませるのか」「誰がこの業務を担当するのか」等を決めておくことをおすすめします。

3⃣オフィス移転にかかる費用を概算する

最後に、オフィス移転にかかる費用を概算します。

オフィス移転は莫大な費用がかかるため、プロジェクトが本格的に始まる前に、ある程度明確にしておいた方が無難です。

オフィス移転にかかる費用は、大きく分けて4つの項目に分類できます。

①元オフィスの退去にかかる費用
②新オフィスの構築にかかる費用
③引越しにかかる費用
④その他諸費用

オフィス移転にかかる費用は、時期や企業規模、エリアなどによって異なります。
そのため、インターネットを使って事例を探すことをおすすめします。

承認を得やすくなる効果的な話し方

プロジェクトの担当者様が物事を決めても、最終的な決断を下すのは上席です。

しかし、話し方一つで、承認を得られやすくなります。

下記では、承認を得やすくなる効果的な話し方を4つ解説します。

1⃣誰でも理解できる内容を話す

1つ目の話し方は、誰でも理解できる内容を話すことです。

例え、上席に提案する場合でも、小学生が理解できるぐらいの内容にすることを心がけると相手に伝わりやすくなります。

物事を提案する時は、いかに分かりやすく伝えるかが重要になります。
なぜなら、オフィス移転に関する情報量の差が担当者と上席で出てしまうからです。

最初は同じレベルの知見だったとしても、プロジェクトを進めていくうちに担当者様は様々な情報を目にします。
そのため、難しく説明してしまうと提案の魅力や理由が伝わらず、残念な結果になりやすいです。

2⃣端的に話す

2つ目の話し方は、端的に話すことです。提案を通したいという気持ちが強いほど、話が長くなる傾向があります。

しかし、話が長くなると、「結局何を提案したいのか」という核心が伝わりづらいです。

そのため、上席に提案する時は、端的にかつ分かりやすく話すことが重要です。
上席からの質問に答える時も、結論から話すことを意識しましょう。

3⃣論理的に話す

3つ目の話し方は、論理的に話すことです。

自分が良いと思っても、根拠がなければ納得はできません。
上席からの承認を得るためには、論理(ロジック)が必要です。

成功事例や統計などがあれば、積極的に使うことをおすすめします。

4⃣比較して話す

4つ目の話し方は、比較して話すことです。

例えば、オフィス移転を依頼する業者様を提案する時が挙げられます。
相見積もりを取っている段階で、「どの業者様が一番良いのか」を明確にするためには、同じポイントをそれぞれ比較することが大切です。

比較する項目としては、「費用」「口コミ」「実績」などがあります。
簡単な表を資料に挿入すると、より理解しやすくなります。

プロジェクトを進める時のポイント

プロジェクトを成功に導くためには、ポイントを押さえることが大切です。

特に経験のないプロジェクトだと、最後までやり遂げられるか不安に感じることもあるでしょう。

下記では、プロジェクトを進める時に、押さえておくべきポイントを3つ解説します。

1⃣役割を明確にする

まず1つ目のポイントは、役割を明確にすることです。

オフィス移転のプロジェクトメンバーが、それぞれのやるべきことをしっかり理解しているかが重要になります。
各メンバーが自身の役割を理解していれば、効率良く進められるためです。

また、役割が明確だと、タスクの重複が起こりづらくなります。

2⃣余裕を持ったスケジュールにする

2つ目のポイントは、余裕を持ったスケジュールにすることです。
期日までにプロジェクトを完遂するためには、リソースの配分に余裕を持たせた管理が求められます。

必ずしもプロジェクトは目標通りに進むとは限りません。
トラブルが発生した場合でも、期日までにプロジェクトを完遂させるために、あらかじめ余裕のあるスケジュールにすることをおすすめします。

3⃣適切な進捗管理をする

3つ目のポイントは、適切な進捗管理をすることです。

適切な進捗管理は、プロジェクトの進捗状況を把握し、明確な進捗率の算出を可能とします。
そのため、プロジェクトメンバーの主観による進捗率ではなく、プロジェクトの工数を基準に進捗率を算出する必要があります。

主観的に決めてしまうと、実際の進捗率と大きな差が生まれてしまう可能性があるため、注意しましょう。
期日ギリギリに進捗の遅れが発覚しないように、進捗管理を徹底することが重要です。

ポイントを押さえてオフィス移転のプロジェクトを進行しよう

今回は、オフィス移転の説明資料の作成方法や上席から承認を得やすい話し方、プロジェクトを進める時のポイントなどを詳しく解説致しました。

オフィス移転の経験がある方は少ないため、いざプロジェクト担当になってしまうと焦ってしまう場合が多いです。

しかし、本記事でご紹介したポイントを押さえることで、スムーズにプロジェクトを進められます。

株式会社ミライズワークスでは、オフィス移転のプロジェクトをサポートしております。

「オフィス移転に費やす時間がない」「オフィス移転をどう進めれば良いか分からない」という企業様におすすめです。
面倒な手続きは私たちが対応させていただきますので、ご安心ください。

そのほか、原状回復を考慮した上で、社員様が働きやすいオフィスレイアウトもご提案しております。
「間仕切り工事なしで空間を作りたい」「スペースを有効活用したい」「状況に応じたレイアウト変更にも対応しやすいデザインにしたい」など、企業様のご希望に合ったご提案が可能です。

実績とノウハウを兼ね備えた専門性の高いプロが全て行うので、これからオフィス移転を実施される企業様は、ぜひ一度お気軽にお問い合わせください。

オフィスのことならプロにおまかせ!なんでもご相談ください!

ミライズワークスでは、上記以外のオフィス移転とレイアウト変更に関するノウハウを多数掲載しています。

働き方改革や生産性向上のために、快適な空間へとつながる最適なプランをご提案します。

東京・大阪のオフィス移転、ご開設などオフィスづくりに関することは、ミライズワークスへご相談ください。